Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Consiste en transmisiones directas, de computadora a computadora, entre múltiples compañía, de datos en un formato estructurado que las computadoras pueden leer. Las transmisiones permiten transmitir y recibir los datos sin necesidad de volver a teclearlos.
En esta nueva y apasionante era marcada por Internet y las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs), el mundo se enfrenta ante un nuevo escenario, con importantes cambios que afectan al entorno económico, político, normativo y social, hasta el punto que podríamos considerar que nos encontramos ante una nueva revolución económica y social, que promete transformar los sectores productivos y las propias relaciones entre los individuos, las empresas y las instituciones dentro de la nueva Sociedad del Conocimiento. La rapidez a la que se están produciendo todos estos cambios plantea nuevos retos y oportunidades para los profesionales y las empresas que deben competir en los mercados del siglo XXI.
Las diferentes actividades de intercambio en el comercio detectaron la necesidad de normalizar los mensajes y los formatos para su procesamiento automático, el denominado EDI intercambio electrónico de datos que facilita enormemente las operaciones comerciales, inicialmente las comunicaciones EDI no disponían de interactividad lo que no permitía las negociaciones, ahora con el Internet se han superado estas limitaciones, al emplear tecnología multimedia, las página web que permiten transmitir información textual, gráfica, sonora, o imágenes en movimiento o en tres dimensiones, lo que supone una gran ventaja competitiva sobres los medios tradicionales.
El Internet permite la interactividad y sus avances son más rápidos, sus costos son bajos y es más ventajoso. Todo tipo de bienes y servicios son susceptibles de ser adquiridos por Internet. En la economía digital vemos como se han transformado industrias como la bancaria, la editorial, la fotográfica, la diversión como el cine, la radio, los noticieros, la educación, las reuniones en las empresas multinacionales, etc. Con la aplicación de las nuevas tecnologías.
Ventajas del EDI
Presenta ciertas ventajas con relación a la tradicional gestión de administración y
de comercialización, como:
Reduce:
- Errores y tiempo en su resolución
- La intervención del hombre
- Costos en envíos postales y electrónicos
- Costos y riesgos en los pagos
- Tiempo al formular órdenes de compra
- Archivos e inventarios
Seguridad
En el mundo virtual nada es 100% seguro, y si alguien le asegura esto, definitivamente esta equivocado. La seguridad en el comercio electrónico y específicamente en las transacciones comerciales es un aspecto de suma importancia. Para ello es necesario disponer de un servidor seguro a través del cual toda la información confidencial es encriptada (Acción de proteger información para que no pueda ser leída sin una clave )3, brinda confianza tanto a proveedores como a compradores que hacen del comercio electrónico su forma habitual de negocios. Al igual que en el comercio tradicional existe un riesgo en el comercio electrónico, al realizar una transacción por Internet, el comprador teme por la posibilidad de que sus datos personales (nombre, dirección, número de tarjeta de crédito, etc.) sean interceptados por "alguien", y suplante así su identidad; de igual forma el vendedor necesita asegurarse de que los datos enviados sean de quien dice serlos.
Por tales motivos se han desarrollado sistemas de seguridad para transacciones por Internet: Encriptación, Firma Digital y Certificado de Calidad, que garantizan la confidencialidad, integridad y autenticidad respectivamente.
Nuevas obligaciones para el Dep. de Contabilidad y Administración
Al aumentar la fiabilidad y oportunidad de la información contable, mejorará su calidad y habrá una mayor demanda de información contable para facilitar la toma de decisiones.
Al menos en la pequeña empresa, con una adecuada formación el contable, como gestor de la información empresarial puede asumir estas nuevas funciones, aunque otros profesionales luchan por ese puesto.
El departamento financiero de las empresas puede verse seriamente afectado por el outsourcing. Es decir, que tareas tradicionales del departamento contable-financiero las realicen proveedores. De hecho, hoy en día un número muy importante de pequeñas empresas confían su contabilidad a despachos profesionales. Esto provoca que haya un flujo de información no sólo entre la empresa con sus clientes, proveedores, la administración, etc. sino también con su contable. Estos despachos profesionales pueden motivar que sus clientes, generalmente pequeñas empresas utilicen el EDI. A menudo estos despachos son para sus clientes verdaderos consejeros no sólo en los temas de contabilidad o fiscalidad, sino en las nuevas tecnologías de la información.
IMPACTO EN LAS EMPRESAS
1) Impacto del EDI en la técnica contable:
| ORDERS (pedido), DESADV (aviso de expedición), INVOIC (factura), INVRPT (estado de las existencias) y otros | |
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| Cuando el EDI está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, la mayoría de los asientos se realizan de forma automática. Actividades como la facturación o el control de las existencias, con el EDI son automáticas | |
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| También se agiliza, contribuyendo a satisfacer el requisito de oportunidad de la información contable |
2) Nuevas obligaciones para el Dep. de Contabilidad y Administración.
Al aumentar la fiabilidad y oportunidad de la información contable, mejorará su calidad y habrá una mayor demanda de información contable para facilitar la toma de decisiones.
Al menos en la pequeña empresa, con una adecuada formación el contable, como gestor de la información empresarial puede asumir estas nuevas funciones, aunque otros profesionales luchan por ese puesto.
El departamento financiero de las empresas puede verse seriamente afectado por el outsourcing. Es decir, que tareas tradicionales del departamento contable-financiero las realicen proveedores. De hecho, hoy en día un número muy importante de pequeñas empresas confían su contabilidad a despachos profesionales. Esto provoca que haya un flujo de información no sólo entre la empresa con sus clientes, proveedores, la administración, etc. sino también con su contable. Estos despachos profesionales pueden motivar que sus clientes, generalmente pequeñas empresas utilicen el EDI. A menudo estos despachos son para sus clientes verdaderos consejeros no sólo en los temas de contabilidad o fiscalidad, sino en las nuevas tecnologías de la información.
3) Impacto en la Auditoría
Si los contables deberán reciclarse para asumir las nuevas actividades que traerá el EDI, también los auditores verán modificadas muchas de sus formas de trabajar. La proliferación de sistemas EDI conduce a la utilización cada vez más acentuada de técnicas de auditoría asistida por ordenador (CAA). Los auditores tendrán acceso a archivos electrónicos de documentos, que pueden almacenarse en discos WORM (Write Once Read Many times). Este soporte es ideal para posteriormente realizar auditorías o inspecciones ya que que permite grabar los datos en ellos una sola vez y leerlos cuantas veces se desee. Ante la imposibilidad de comprobar manualmente si coinciden todos los documentos aportados con los asientos contabilizados, el auditor actualmente utiliza técnicas estadísticas. Con el uso creciente de los soportes informáticos, se podrá evitar el muestreo, verificando automáticamente la validez de los registros.
4) Impacto en la Contabilidad de Gestión
También la Contabilidad de Gestión puede beneficiarse de esta herramienta ya que posibilita conectar los sistemas de información de dos empresas y favorece las nuevas filosofías de gestión, basadas en el just in time, target costing, etc. Al empezar el capítulo hemos comentado que suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados encontraban cuellos de botella en sus comunicaciones.
5) Impacto en la Contabilidad Internacional
Otra característica de este fin de siglo es el avance imparable de la normalización en todos los aspectos de la economía, que afecta notablemente a la profesión contable. Estos intentos de normalización no sólo involucran a las prácticas contables, gracias el esfuerzo de los organismos internacionales de contabilidad sino a otros niveles, como el expuesto en este trabajo relativo a cómo circula la información contable normalizada a través de las redes de comunicación. El EDI se suma a los factores que impulsan la armonización en Contabilidad, ya que los usuarios de EDI van a demandar dicha normalización de las prácticas contables. En caso contrario puede suceder algo semejante a cuando uno habla en español con Hispanoamericanos, que dos palabras pueden tener significados diferentes.
6) ¿Oportunidad o amenaza?
Pesimista | Optimista |
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